Grundprinzip

Kund:innen buchen über die öffentliche Seite (index.html) zunächst nur eine Anfrage – noch kein verbindlicher Termin. Diese Anfrage erscheint hier im Admin-Bereich unter „Offene Anfragen". Erst wenn ihr sie bestätigt, gilt der Termin als fest vereinbart.

Tab „Termine"

Ganz oben der Button „+ Termin manuell anlegen" – damit legt ihr direkt einen bestätigten Termin an (Leistung wählen, freies Datum/Uhrzeit aus dem automatisch berechneten Angebot wählen, optional Name/Kontakt/interne Notiz), ohne den Anfrage-/Mail-Ablauf zu durchlaufen. Gedacht z.B. für interne Leistungen (siehe „Leistungen") oder Vor-Ort-Buchungen.

Darunter vier Bereiche:

• Offene Anfragen – alle neuen, noch nicht bestätigten Buchungen. Hier reagiert ihr am schnellsten auf neue Anfragen.
• Bestätigte Termine – alle bereits bestätigten, noch nicht erledigten Termine.
• Erledigte Termine – bestätigte Termine, die per Aktion „Als erledigt markieren" aus der Liste „Bestätigte Termine" ausgeblendet wurden (z.B. weil der Kundenbesuch stattgefunden hat). Über „Wieder als offen markieren" lassen sie sich zurückholen.
• Terminkalender – Monatsübersicht ganz unten. 🟢 = an dem Tag gibt es bestätigte Termine, 🟡 = offene Anfragen. Klick auf einen Tag springt automatisch nach oben zur passenden Zeile (Offene Anfragen oder Bestätigte Termine) und markiert sie kurz farbig.

Das Suchfeld ganz oben filtert alle drei Listen nach Name, Telefon, E-Mail oder Leistung (mehrere Suchbegriffe müssen alle vorkommen). Bereiche mit Treffern klappen automatisch auf.

Jede Spaltenüberschrift der drei Terminlisten ist klickbar und sortiert danach (erneuter Klick kehrt die Richtung um) – je Liste wird die gewählte Sortierung separat gemerkt.

Pro Termin einstellbar

Die Aktionen (Bearbeiten, Bestätigen/Ablehnen/Stornieren, Mail erneut senden, Erledigt markieren, Löschen …) stecken zeilensparend im „⋮"-Menü ganz rechts.

• Bearbeiten – öffnet ein Formular zum Ändern der Kundendaten (Name, Telefon, E-Mail, Nachricht, Altersgruppe, Krankenkasse, Versicherungsnummer), z.B. bei Tippfehlern oder nachträglichen Angaben. Ganz oben im Formular lässt sich der Termin auch verschieben: neues Datum wählen (z.B. vom 17. auf den 18.), dann aus den freien Uhrzeiten wählen – angeboten werden nur Zeiten, die laut Zeitraster, Sperrungen und Raumbelegung möglich sind. Der bisherige Raum bleibt, wenn er zur neuen Zeit frei ist, sonst wird automatisch ein freier Raum vergeben. Nach dem Speichern könnt ihr den Kunden per E-Mail-Entwurf über die Verschiebung informieren (analog zum Mail-Ablauf oben).
• Raum – wird bei der Buchung automatisch vergeben (Hauptraum oder Ausweichraum, siehe „Leistungen"), kann hier aber jederzeit per Dropdown auf einen anderen Raum geändert werden.
• Zugewiesen – optionale Zuordnung, welche Person aus dem Team den Termin übernimmt. Zeigt nur Personal an, das für die Leistung hinterlegt und aktuell aktiv ist (siehe „Verfügbarkeit").
• Interne Notiz – freies Textfeld nur für euch. Wird niemals an die Kundschaft verschickt, auch nicht in den Mail-Entwürfen.

Bestätigen, Ablehnen, Stornieren – der Mail-Ablauf

Es gibt (noch) keinen automatischen Mailversand. Stattdessen läuft es in vier Schritten:

• 1. Klick auf „Bestätigen" / „Ablehnen" / „Stornieren" öffnet einen vorausgefüllten E-Mail-Entwurf in eurem Mailprogramm (Adresse, Betreff und Text sind bereits ausgefüllt).
• 2. Ihr prüft den Entwurf und klickt in eurem Mailprogramm auf „Senden".
• 3. Zurück in der App beantwortet ihr die Rückfrage „Wurde die Mail versendet?".
• 4. Bei Ja wird Datum/Uhrzeit automatisch vermerkt (✉️-Symbol unter dem Status). Bei Nein öffnet sich ein Feld für einen Hinweis, wie die Kundschaft stattdessen informiert wird/wurde (📞-Symbol) – z.B. „telefonisch am 12.08. informiert".

Ist bei einem Termin gar keine E-Mail-Adresse hinterlegt, entfällt Schritt 1–3 automatisch und ihr werdet direkt gebeten, telefonisch Bescheid zu geben.

Bei bereits bestätigten Terminen gibt es zusätzlich den Button „Bestätigungsmail erneut senden" – z.B. wenn die Kundschaft die erste Mail nicht erhalten hat oder sich Details geändert haben. Das lässt sich beliebig oft wiederholen, es gibt dabei keine Sperre; die Bestätigung selbst bleibt immer ein bewusster, manueller Klick (auch wenn ein Termin z.B. direkt vor Ort in der Apotheke gebucht wurde).

Tab „Leistungen"

Hier legt ihr die buchbaren Leistungen an und bearbeitet sie (Name, Icon, Dauer, Kosten, Hinweise für die Kundschaft, zuständiges Personal).

Hauptraum & Nebenräume

Jede Leistung braucht einen Hauptraum. Optional könnt ihr Nebenräume (Ausweichräume) hinzufügen. Bei der Buchung prüft die App automatisch zuerst den Hauptraum – ist er zur gewünschten Zeit schon belegt (auch durch eine andere Leistung!), wird der erste freie Nebenraum verwendet. Sind alle belegt, wird der Zeit-Slot der Kundschaft gar nicht erst angeboten.

Zeitraster

• Wiederkehrend (wöchentlich) – Wochentag, Uhrzeit-Fenster, optional nur „gerade" oder „ungerade" Kalenderwoche (z.B. für „jeden 2. Samstag").
• Feste Einzeltermine – für Leistungen ohne festes Wochenmuster, z.B. Impfaktionen an bestimmten Tagen.

Eine Leistung auf „inaktiv" setzen (statt löschen) blendet sie aus der Kundenansicht aus, ohne bereits gebuchte Termine zu verlieren. Schneller geht das Umschalten über den Tab „Verfügbarkeit" (siehe dort).

Mit den Pfeilen ▲/▼ in der ersten Spalte der Leistungsliste lässt sich die Reihenfolge der Leistungen verschieben – in genau dieser Reihenfolge erscheinen sie auch in der Kundenansicht (Schritt „Leistung wählen").

Das Häkchen „Interne Leistung" blendet eine Leistung komplett aus der Kundenansicht aus (Konfiguration bleibt erhalten). Buchbar ist sie dann nur noch über „+ Termin manuell anlegen" im Tab „Termine" – gedacht z.B. für interne Besprechungen, Raumreservierungen o.ä.

Zusatzfelder bei der Buchung

Pro Leistung lässt sich einzeln steuern, ob die Kundschaft beim Buchen zusätzlich Altersgruppe (unter/über 18 Jahre), Altersgruppe (unter/über 60 Jahre), Hausarzt („Wer ist Ihr Hausarzt?" – bei der Medikationsanalyse standardmäßig optional, hier auf Pflichtfeld umstellbar), Krankenkasse und/oder Versicherungsnummer angeben soll – jeweils „Nicht anzeigen", „Anzeigen (optional)" oder „Anzeigen (Pflichtfeld)". Die beiden Altersgruppen-Felder sind unabhängig voneinander und können auch gleichzeitig aktiviert werden. Bei „Pflichtfeld" lässt sich das Buchungsformular ohne Eingabe nicht abschicken. Die Angaben erscheinen anschließend beim jeweiligen Termin im Tab „Termine" und lassen sich dort über „Bearbeiten" auch nachträglich ändern.

Tab „Räume & Personal"

Räume: „Verfügbare Räume" werden bei Leistungen und der Terminverwaltung zur Auswahl angeboten. Über das ⏸/▶-Symbol lässt sich ein Raum deaktivieren, statt ihn zu löschen (z.B. bei Umbau) – er verschwindet dann aus allen Auswahlen und wird bei der Verfügbarkeitsprüfung ignoriert, bleibt aber erhalten und reaktivierbar. Löschen (✕) geht nur, wenn der Raum aktuell bei keiner Leistung als Hauptraum eingetragen ist.

Personal: Liste der Mitarbeiter:innen, die bei Leistungen als „zuständig" hinterlegt und Terminen zugewiesen werden können. Auch hier: aktiv/inaktiv statt löschen, wo möglich.

Tab „Verfügbarkeit"

Drei Werkzeuge, um zu steuern, was gerade buchbar ist – von grob (dauerhaft) bis fein (ein einzelner Halbtag):

1. Räume, Personal & Leistungen (dauerhaft aktiv/inaktiv)

Ganz oben lässt sich für jeden Raum, jede Person und jede Leistung mit einem Klick zwischen „Aktiv" und „Inaktiv" umschalten – zentral an einer Stelle, statt in drei verschiedenen Tabs. „Inaktiv" gesetzte Räume und Leistungen werden bei neuen Buchungen nicht mehr angeboten; inaktives Personal steht bei neuen Zuordnungen („Zuständiges Personal" bei Leistungen, „Zugewiesen" bei Terminen) nicht mehr zur Auswahl. Bereits bestehende Termine und Zuordnungen bleiben davon unberührt.

2. Sperrung einzelner Ressourcen (Vormittag/Nachmittag)

Für einen gezielten Halbtag: Datum auswählen, darunter erscheinen alle aktiven Räume, Personal und Leistungen mit je einem Button für „Vormittag" (bis 13 Uhr) und „Nachmittag" (ab 13 Uhr) zum Sperren/Freigeben. Praktisch z.B. wenn ein Raum an einem bestimmten Nachmittag anderweitig gebraucht wird oder eine Leistung an einem Vormittag ausfällt, ohne sie gleich komplett zu deaktivieren. Gesperrte Räume/Leistungen werden für den jeweiligen Halbtag bei der Slot-Berechnung übersprungen; bei Personal ist es aktuell nur ein informativer Hinweis (Personal wird bei der Buchung selbst nicht automatisch geprüft, sondern erst nachträglich manuell zugewiesen).

3. Verfügbarkeits-Kalender & Tag sperren (alle Leistungen gemeinsam)

Der Kalender selbst ist reine Übersicht – ein Klick auf einen Tag sperrt ihn nicht direkt, sondern wählt ihn im Bereich „Tag sperren" darunter aus. Dort Bereich (Ganzer Tag / Vormittag bis 13 Uhr / Nachmittag ab 13 Uhr) und optional einen Grund eintragen, dann „Sperren" klicken. „Ganzer Tag" ersetzt dabei evtl. schon vorhandene Halbtags-Sperrungen desselben Tages; eine einzelne Halbtags-Sperrung lässt den jeweils anderen Halbtag unangetastet – an einem Tag können also z.B. nur der Vormittag gesperrt sein, oder beide Halbtage einzeln (was einer Ganztagssperre entspricht). Freigeben geht über die Tabelle „Aktuell gesperrte Tage" weiter unten. Gesperrte Zeiträume bieten in der Kundenansicht keine Zeit-Slots mehr an, egal welche Leistung.

• 🟢 verfügbar – keine Sperrung an diesem Tag.
• 🟡 halbtags gesperrt – nur Vormittag oder nur Nachmittag ist über „Tag sperren" gesperrt (gilt für alle Leistungen).
• 🟠 Teilsperrung(en) – der Tag selbst ist nicht (auch nicht halbtags) gesperrt, aber mindestens eine einzelne Ressource hat für diesen Tag eine Vormittags-/Nachmittags-Sperrung (siehe Punkt 2).
• 🔴 ganzer Tag gesperrt – entweder als „Ganzer Tag" eingetragen, oder weil beide Halbtage einzeln gesperrt sind.

Tab „Einstellungen"

• Apotheke – Name/Kontakt, erscheint in der Mail-Signatur der Bestätigungs-/Absage-Mails.
• Buchungsregeln – Mindest-Vorlaufzeit (wie kurzfristig darf gebucht werden) und Buchungshorizont (wie weit im Voraus).
• Stammdaten zurücksetzen – setzt Leistungen, Räume, Personal, blockierte Tage und Einstellungen auf die Werksdaten zurück. Bereits gebuchte Termine bleiben unangetastet. Nicht rückgängig zu machen – vorsichtig verwenden.

Weitere Admin-Zugänge anlegen

Admin-Konten werden nicht in dieser App verwaltet, sondern direkt in der Firebase Console:

• Firebase Console öffnen → Projekt „apotheke-rusche-termine" → Authentication → Tab „Users"
• „Add user" klicken, E-Mail-Adresse und Passwort der neuen Person vergeben
• Diese Person kann sich damit sofort hier im Admin-Bereich anmelden

„Passwort vergessen?" auf der Login-Seite verschickt einen Link zum Zurücksetzen an die eingetragene E-Mail-Adresse.