Grundprinzip

Kund:innen buchen über die öffentliche Seite (index.html) zunächst nur eine Anfrage – noch kein verbindlicher Termin. Diese Anfrage erscheint hier im Admin-Bereich unter „Offene Anfragen". Erst wenn ihr sie bestätigt, gilt der Termin als fest vereinbart.

Tab „Termine"

Vier Bereiche von oben nach unten:

• Offene Anfragen – alle neuen, noch nicht bestätigten Buchungen, sortiert nach Datum. Hier reagiert ihr am schnellsten auf neue Anfragen.
• Bestätigte Termine – alle bereits bestätigten, noch nicht erledigten Termine, chronologisch sortiert.
• Erledigte Termine – bestätigte Termine, die per Klick auf „Als erledigt markieren" aus der Liste „Bestätigte Termine" ausgeblendet wurden (z.B. weil der Kundenbesuch stattgefunden hat). Über „Wieder als offen markieren" lassen sie sich zurückholen.
• Terminkalender – Monatsübersicht ganz unten. 🟢 = an dem Tag gibt es bestätigte Termine, 🟡 = offene Anfragen. Klick auf einen Tag springt automatisch nach oben zur passenden Zeile (Offene Anfragen oder Bestätigte Termine) und markiert sie kurz farbig.

Pro Termin einstellbar

• Bearbeiten – öffnet ein Formular zum Ändern der Kundendaten (Name, Telefon, E-Mail, Nachricht, Altersgruppe, Krankenkasse, Versicherungsnummer), z.B. bei Tippfehlern oder nachträglichen Angaben.
• Raum – wird bei der Buchung automatisch vergeben (Hauptraum oder Ausweichraum, siehe „Leistungen"), kann hier aber jederzeit per Dropdown auf einen anderen Raum geändert werden.
• Zugewiesen – optionale Zuordnung, welche Person aus dem Team den Termin übernimmt. Zeigt nur Personal an, das für die Leistung hinterlegt und aktuell aktiv ist (siehe „Verfügbarkeit").
• Interne Notiz – freies Textfeld nur für euch. Wird niemals an die Kundschaft verschickt, auch nicht in den Mail-Entwürfen.

Bestätigen, Ablehnen, Stornieren – der Mail-Ablauf

Es gibt (noch) keinen automatischen Mailversand. Stattdessen läuft es in vier Schritten:

• 1. Klick auf „Bestätigen" / „Ablehnen" / „Stornieren" öffnet einen vorausgefüllten E-Mail-Entwurf in eurem Mailprogramm (Adresse, Betreff und Text sind bereits ausgefüllt).
• 2. Ihr prüft den Entwurf und klickt in eurem Mailprogramm auf „Senden".
• 3. Zurück in der App beantwortet ihr die Rückfrage „Wurde die Mail versendet?".
• 4. Bei Ja wird Datum/Uhrzeit automatisch vermerkt (✉️-Symbol unter dem Status). Bei Nein öffnet sich ein Feld für einen Hinweis, wie die Kundschaft stattdessen informiert wird/wurde (📞-Symbol) – z.B. „telefonisch am 12.08. informiert".

Ist bei einem Termin gar keine E-Mail-Adresse hinterlegt, entfällt Schritt 1–3 automatisch und ihr werdet direkt gebeten, telefonisch Bescheid zu geben.

Bei bereits bestätigten Terminen gibt es zusätzlich den Button „Bestätigungsmail erneut senden" – z.B. wenn die Kundschaft die erste Mail nicht erhalten hat oder sich Details geändert haben. Das lässt sich beliebig oft wiederholen, es gibt dabei keine Sperre; die Bestätigung selbst bleibt immer ein bewusster, manueller Klick (auch wenn ein Termin z.B. direkt vor Ort in der Apotheke gebucht wurde).

Tab „Leistungen"

Hier legt ihr die buchbaren Leistungen an und bearbeitet sie (Name, Icon, Dauer, Kosten, Hinweise für die Kundschaft, zuständiges Personal).

Hauptraum & Nebenräume

Jede Leistung braucht einen Hauptraum. Optional könnt ihr Nebenräume (Ausweichräume) hinzufügen. Bei der Buchung prüft die App automatisch zuerst den Hauptraum – ist er zur gewünschten Zeit schon belegt (auch durch eine andere Leistung!), wird der erste freie Nebenraum verwendet. Sind alle belegt, wird der Zeit-Slot der Kundschaft gar nicht erst angeboten.

Zeitraster

• Wiederkehrend (wöchentlich) – Wochentag, Uhrzeit-Fenster, optional nur „gerade" oder „ungerade" Kalenderwoche (z.B. für „jeden 2. Samstag").
• Feste Einzeltermine – für Leistungen ohne festes Wochenmuster, z.B. Impfaktionen an bestimmten Tagen.

Eine Leistung auf „inaktiv" setzen (statt löschen) blendet sie aus der Kundenansicht aus, ohne bereits gebuchte Termine zu verlieren. Schneller geht das Umschalten über den Tab „Verfügbarkeit" (siehe dort).

Zusatzfelder bei der Buchung

Pro Leistung lässt sich einzeln steuern, ob die Kundschaft beim Buchen zusätzlich Altersgruppe (unter/über 18 Jahre), Krankenkasse und/oder Versicherungsnummer angeben soll – jeweils „Nicht anzeigen", „Anzeigen (optional)" oder „Anzeigen (Pflichtfeld)". Bei „Pflichtfeld" lässt sich das Buchungsformular ohne Eingabe nicht abschicken. Die Angaben erscheinen anschließend beim jeweiligen Termin im Tab „Termine" und lassen sich dort über „Bearbeiten" auch nachträglich ändern.

Tab „Räume & Personal"

Räume: „Verfügbare Räume" werden bei Leistungen und der Terminverwaltung zur Auswahl angeboten. Über das ⏸/▶-Symbol lässt sich ein Raum deaktivieren, statt ihn zu löschen (z.B. bei Umbau) – er verschwindet dann aus allen Auswahlen und wird bei der Verfügbarkeitsprüfung ignoriert, bleibt aber erhalten und reaktivierbar. Löschen (✕) geht nur, wenn der Raum aktuell bei keiner Leistung als Hauptraum eingetragen ist.

Personal: Liste der Mitarbeiter:innen, die bei Leistungen als „zuständig" hinterlegt und Terminen zugewiesen werden können. Auch hier: aktiv/inaktiv statt löschen, wo möglich.

Tab „Verfügbarkeit"

Drei Werkzeuge, um zu steuern, was gerade buchbar ist – von grob (dauerhaft) bis fein (ein einzelner Halbtag):

1. Räume, Personal & Leistungen (dauerhaft aktiv/inaktiv)

Ganz oben lässt sich für jeden Raum, jede Person und jede Leistung mit einem Klick zwischen „Aktiv" und „Inaktiv" umschalten – zentral an einer Stelle, statt in drei verschiedenen Tabs. „Inaktiv" gesetzte Räume und Leistungen werden bei neuen Buchungen nicht mehr angeboten; inaktives Personal steht bei neuen Zuordnungen („Zuständiges Personal" bei Leistungen, „Zugewiesen" bei Terminen) nicht mehr zur Auswahl. Bereits bestehende Termine und Zuordnungen bleiben davon unberührt.

2. Sperrung einzelner Ressourcen (Vormittag/Nachmittag)

Für einen gezielten Halbtag: Datum auswählen, darunter erscheinen alle aktiven Räume, Personal und Leistungen mit je einem Button für „Vormittag" (bis 12 Uhr) und „Nachmittag" (ab 12 Uhr) zum Sperren/Freigeben. Praktisch z.B. wenn ein Raum an einem bestimmten Nachmittag anderweitig gebraucht wird oder eine Leistung an einem Vormittag ausfällt, ohne sie gleich komplett zu deaktivieren. Gesperrte Räume/Leistungen werden für den jeweiligen Halbtag bei der Slot-Berechnung übersprungen; bei Personal ist es aktuell nur ein informativer Hinweis (Personal wird bei der Buchung selbst nicht automatisch geprüft, sondern erst nachträglich manuell zugewiesen).

3. Verfügbarkeits-Kalender (ganze Tage, alle Leistungen)

Kalender für ganztägige Sperrungen (z.B. Urlaub, Feiertag, Inventur) – gilt automatisch für alle Leistungen gleichzeitig. Klick auf einen Tag schaltet zwischen verfügbar und ganztägig gesperrt um; bei einer Sperrung könnt ihr optional einen Grund eintragen. Gesperrte Tage bieten in der Kundenansicht keine Zeit-Slots mehr an, egal welche Leistung.

• 🟢 verfügbar – keine Sperrung an diesem Tag.
• 🟠 Teilsperrung(en) – der Tag selbst ist nicht komplett gesperrt, aber mindestens eine Ressource hat für diesen Tag eine Vormittags-/Nachmittags-Sperrung (siehe Punkt 2). Aktualisiert sich automatisch, sobald ihr dort etwas sperrt oder freigebt.
• 🔴 ganzer Tag gesperrt.

Tab „Einstellungen"

• Apotheke – Name/Kontakt, erscheint in der Mail-Signatur der Bestätigungs-/Absage-Mails.
• Buchungsregeln – Mindest-Vorlaufzeit (wie kurzfristig darf gebucht werden) und Buchungshorizont (wie weit im Voraus).
• Stammdaten zurücksetzen – setzt Leistungen, Räume, Personal, blockierte Tage und Einstellungen auf die Werksdaten zurück. Bereits gebuchte Termine bleiben unangetastet. Nicht rückgängig zu machen – vorsichtig verwenden.

Weitere Admin-Zugänge anlegen

Admin-Konten werden nicht in dieser App verwaltet, sondern direkt in der Firebase Console:

• Firebase Console öffnen → Projekt „apotheke-rusche-termine" → Authentication → Tab „Users"
• „Add user" klicken, E-Mail-Adresse und Passwort der neuen Person vergeben
• Diese Person kann sich damit sofort hier im Admin-Bereich anmelden

„Passwort vergessen?" auf der Login-Seite verschickt einen Link zum Zurücksetzen an die eingetragene E-Mail-Adresse.